Gestão financeira: como organizar os recibos e acabar com a desorganização

Fazer uma boa Gestão Financeira requer muito mais do que apenas registrar as receitas e despesas.

Ela exige que o empreendedor mantenha todos os documentos fiscais arquivados e bem organizados.

Apesar de parecer uma prática simples, ainda é comum encontrarmos gestores “perdidos” em pilhas de recibos que sentem grandes dificuldades no momento de gerar informações financeiras sobre a empresa.

Essa situação é familiar para você também? Para ajudá-lo a superá-la e garantir uma melhor organização das finanças da sua empresa, selecionamos algumas dicas de como fazer o registro dos recibos e colocar um fim na desorganização. Confira:

Sistematize a Gestão Financeira

A Gestão Financeira focada nos recibos torna as finanças de qualquer empresa um verdadeiro caos de papéis acumulados.

Contas espalhadas por todo o escritório e uma grande dificuldade de administrar as despesas são apenas alguns dos resultados disso.

Quando o mês acaba, começa a missão impossível de encontrar todos os recibos para enviar as informações contábeis.

Por isso, você deve ter atenção para não deixar nenhum documento de lado.

Uma dica valiosa nesses casos é criar um passo a passo do que deve ser feito com o recibo.

Ele deve ser usado sempre que você estiver em posse de um novo comprovante de pagamento ou nota fiscal.

Nossa sugestão é que seja feita da seguinte maneira:

  • Especificar
  • Digitalizar
  • Copiar
  • Arquivar

Esta ordem não é aleatória. Na verdade, ela tem uma relação enorme com as outras dicas que daremos ao longo do texto.

Ainda assim, você pode mudar, retirar ou acrescentar mais etapas nesse processo de organização, seguindo a necessidade do seu negócio.

Especifique os gastos

A Receita Federal é muito rígida com relação às despesas de uma empresa durante um determinado período.

Por essa razão, é necessário ter essas informações bem detalhadas.

Por isso, a segunda dica é que você foque em registrar informações de cada evento.

A anotação pode ser feita no próprio recibo ou em um software de sua escolha que já esteja sendo utilizado para organizar as contas.

Se você realizou uma festa para promover a abertura de uma loja física da sua marca, por exemplo, certifique-se de anotar a data do evento, os recibos e notas fiscais dos prestadores de serviços.

Ter um calendário detalhado das despesas informando a data, o local e os serviços contratados  é a melhor forma de evitar o esquecimento na hora de preencher os recibos, afinal, é muito fácil deixar as contas de lado depois que o evento acabou.

Troque o tempo que você gasta organizando as finanças da sua empresa por momentos em família. Administrar Online

Crie registros permanentes para a Gestão Financeira

A Receita Federal pode solicitar um recibo da sua empresa em um período de até cinco anos a partir da data em que a despesa foi realizada.

Por causa disso, é importante ter os documentos na forma digital para conseguir alcançar uma boa Gestão Financeira.

A melhor maneira de fazer isso é digitalizar o recibo original com um scanner para transformá-lo em um arquivo JPG ou PDF.

Depois disso, recomenda-se mantê-los organizados por data e com todas as informações relevantes atreladas a ele.

Mas atenção. Isso não significa que você deve jogar fora todos os recibos físicos.

Pelo contrário, é importante manter os originais, mesmo que a tinta deles saia em um curto período de tempo.

Nos casos em que o registro impresso perde a visibilidade, você ainda pode optar por ter cópias impressas de cada uma das notas.

Apenas se certifique de grampear o original com sua respectiva fotocópia.

Categorize as compras

Utilizar categorias é a melhor forma de manter os arquivos guardados de uma maneira que será fácil de acha-los depois.

Você pode separar por ano, mês e dia ou pelo objetivo da compra, que podem ser: marketing, estoque, investimentos no escritório, investimento em capacitação, dentre outros.

Isso significa investir em pastas, caixas, gavetas ou prateleiras para manter o local de trabalho organizado.

Faça isso tanto com os arquivos físicos quanto com os digitais. Pode ser um passo chato e trabalhoso, mas será a chave para você ter tudo em sua mão quando precisar.

Outra dica importante é manter os arquivos virtuais e físicos guardados nas mesmas configurações.

Assim você pode fazer uma busca rápida por um arquivo no computador para descobrir em qual pasta ele está armazenado e só depois ir pegar a cópia física.

Isso economiza o tempo de olhar pasta por pasta, caso você se esqueça em qual categoria colocou determinado recibo.

Manter os mesmos papéis organizados e guardados durante seis anos pode parecer uma tarefa complicada, mas não desista de fazer essa Gestão Financeira.

É fato que investir nisso economiza muito tempo futuramente, além de que evitará possíveis problemas com o governo.

Comece com as nossas dicas, mas não pare nelas. Busque sempre novos meios para aprimorar ainda mais a Gestão Financeira da sua empresa e deixe de perder tempo e produtividade com a desorganização.

A dica aqui é que você realize a Terceirização das Rotinas Financeiras com a Administrar Online.

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