Nota fiscal eletrônica: o que é e como funciona

A nota fiscal eletrônica (NF-e) está presente na rotina financeira de empresas de todos os portes no país.

Além do seu uso ser obrigatório, ela proporciona vários benefícios fiscais tanto para o empreendimento, quanto para os clientes.

No entanto, apesar da sua importância ainda é comum encontrarmos empresários que usam o modelo de nota fiscal tradicional.

Geralmente, isso ocorre pelo fato deles desconhecerem o funcionamento da versão eletrônica, assim perdem a chance de aproveitar a praticidade que ela oferece.

Pensando nisso, ao longo desse post você poderá descobrir o que é e como funciona esse documento fiscal tão importante. Confira:

Nota fiscal eletrônica (NF-e): Descubra o que é

A nota fiscal eletrônica (NF-e) trata-se de um documento fiscal que é emitido e armazenado por meios eletrônicos.

Essa versão foi desenvolvida para substituir os modelos 1 e 1-A das notas fiscais.

Ela tem como principal função registrar a venda e compra de produtos ou serviços por meios virtuais.

Dessa forma, ela é a versão digital de uma nota fiscal impressa, capaz de substituir as pequenas folhas tradicionais.

A validação do documento ocorre por meio do certificado digital.

Como funciona a NF-e?

Mas, antes de compreender o funcionamento da NF-e, é crucial saber como o procedimento de registro de venda ou compra era realizado pela nota fiscal tradicional.

Nesse, a empresa emite a nota fiscal em um documento elaborado na gráfica, onde constam detalhes da compra.

Uma via é entregue para o cliente e a outra fica na empresa para o contador registrá-la no fisco.

Já a NF-e, o documento é enviado eletronicamente como um arquivo .XML para o fisco estadual.

Esse arquivo é assinado digitalmente e enviado à Secretaria de Fazenda Estadual (Sefaz).

Após isso, o fisco faz uma pré-validação da nota, autorizando a operação comercial.

A partir desse momento o arquivo pode ser enviado para o e-mail do comprador ou impresso quantas vezes forem necessárias.

Os principais benefícios desse tipo de nota fiscal é a menor quantidade de recursos gastos e a diminuição da burocracia.

Além disso, essa versão do documento usa uma tinta duradoura.

Outros tipos de Notas Fiscais Eletrônicas:

NFS-e

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) tem como principal objetivo comprovar a realização da prestação de serviço, para uma pessoa jurídica ou física.

Ela foi desenvolvida para substituir o processo de emissão da Declaração de Serviço.

É válido destacar que a NFS-e é emitida pela maior parte das empresas brasileiras de médio e pequeno porte.

Também está presente na declaração de serviços prestados por Microempreendedores Individuais.

Mas isso não é tudo. A NFS-e também está envolvida no processo de recolhimento dos impostos municipais, a exemplo do Imposto sobre Serviços Prestados (ISS).

NFC-e

O desenvolvimento da Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e) teve como finalidade tornar dois tipos de documentos fiscais obsoletos, a saber:

  • Nota fiscal para venda ao consumidor – Modelo 02
  • Cupom fiscal – Emitido pela impressora ECF

Pelo fato de serem semelhantes, geralmente a NFC-e é erroneamente confundida com a nota fiscal eletrônica, o que pode gerar problemas no momento contábil.

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DANF-e

O Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANF-e) é uma simplificação da nota fiscal eletrônica.

Normalmente, essa nota fiscal é enviada com a mercadoria durante o procedimento de entrega de um determinado produto.

Nela, estão contidas todas as informações fiscais, comerciais e descritivas sobre o item.

Outra característica da DANF-e é a chave de acesso, localizada na região superior da nota.

Através dessa chave é possível confirmar a sua veracidade através de portais online.

Essa facilidade do acesso a DANF-e auxilia profissionais contábeis a efetuar a escrituração de todas as operações fiscais deste documento.

Além disso, conseguem também substituir as notas fiscais em condição de compensação de crédito.

Darf

De maneira geral, o Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF) tem como principal finalidade auxiliar no processo de quitação de débitos que estejam inscritos na Dívida Ativa da União (DAU), mas que não são de caráter previdenciário.

Conforme a Lei 11.941/2009, o Darf também é usado para a efetuação de pagamentos parcelados e de débitos previdenciários inscritos (DAU). Esse documento pode ser encontrado em dois modelos:

  • Darf Comum: É usado para a quitação de impostos como o PIS com incidência no faturamento bruto do negócio e de importação de produtos;
  • Darf Simples: Após a Lei Complementar 139/2011 entrar em vigor, esse documento deixou de ser usado e foi substituído pelo DAS (Documento de Arrecadação Simples) e tem como objetivo recolher impostos unificados.

Agora que você já entendeu como funciona a nota fiscal eletrônica fica muito mais fácil perceber a importância da sua emissão, tanto para a empresa quanto para o consumidor.

Por isso, esteja sempre atento à essa documentação tão importante.

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